Ma trận Eisenhower

Ma trận Eisenhower sắp xếp danh sách việc cần làm bằng hai câu hỏi: việc này có khẩn cấp và có quan trọng không? Mỗi việc sẽ vào một trong bốn ô: Làm ngay, Lên lịch, Ủy quyền hoặc Loại bỏ. Với ma trận trực tuyến này, bạn có thể nhập việc thẳng vào ô hoặc dán cả danh sách để sắp xếp trong vài giây, kéo việc giữa các ô, thêm hạn chót rồi tải xuống, in hoặc sao chép kết quả. Mọi thứ được lưu trong trình duyệt, không cần đăng ký.

Cách sử dụng Ma trận Eisenhower

1. Ghi lại mọi việc đang nghĩ đến. Nhấn Sắp xếp danh sách rồi dán hoặc nhập việc, mỗi việc trên một dòng. Dấu đầu dòng và số thứ tự sẽ được tự động xóa.
2. Trả lời hai câu hỏi cho mỗi việc. Việc này có khẩn cấp không? và Việc này có quan trọng không? Chỉ cần chạm hai lần để chuyển việc vào ô phù hợp.
3. Điều chỉnh cho phù hợp. Kéo việc sang ô khác hoặc nhấn ⋯ để chuyển, đổi tên, thêm hạn chót hay ghi tên người nhận việc.
4. Thực hiện kế hoạch. Kế hoạch của bạn chia việc vào bốn nhóm Làm ngay, Lên lịch, Ủy quyền và Loại bỏ. Đánh dấu khi hoàn thành.
5. Lưu hoặc chia sẻ. Tải ma trận dưới dạng ảnh, in hoặc lưu thành PDF, sao chép thành danh sách kiểm tra, hoặc in mẫu trống để điền bằng tay.

Bốn ô ưu tiên

Phân biệt khẩn cấp và quan trọng

Việc khẩn cấp thường đòi hỏi chú ý ngay: hạn chót, thông báo mới, có người đang chờ bạn. Việc quan trọng thường ít gây chú ý hơn: chúng giúp bạn đạt mục tiêu, tiến triển công việc hoặc chăm lo cho mọi người, và hiếm khi có hạn chót cho đến lúc trở thành khủng hoảng. Hãy thử tự hỏi: Điều gì xảy ra nếu tuần này chưa làm việc này? Nếu câu trả lời là "không có gì đáng kể", việc đó không khẩn cấp. Nếu câu trả lời là "một tháng nữa cũng chẳng ảnh hưởng", việc đó không quan trọng.

Mẹo sử dụng hiệu quả

• Mở rộng ô Lên lịch. Dành thời gian cho việc quan trọng nhưng chưa khẩn cấp như lập kế hoạch, chuẩn bị và chăm sóc sức khỏe sẽ giúp ô Làm ngay thu hẹp.
• Giữ ô Làm ngay gọn nhẹ. Nếu có hơn ba đến năm việc, có thể một số việc chỉ khẩn cấp chứ không quan trọng. Hãy chuyển chúng sang Ủy quyền.
• Đặt ngày cho việc trong Lên lịch. Việc không có ngày thường nằm mãi trong ô này. Hãy dùng hạn chót để lên lịch.
• Ghi tên người trong ô Ủy quyền. Ghi rõ ai sẽ nhận việc giúp việc bàn giao cụ thể và dễ theo dõi.
• Thành thật với ô Loại bỏ. Bỏ một việc là quyết định, không phải thất bại. Dọn ô này khi rà soát hằng tuần.
• Tạo một bảng cho mỗi lĩnh vực. Bảng công việc và bảng gia đình giúp danh sách đủ ngắn để bắt tay thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Ma trận Eisenhower là gì?

Ma trận Eisenhower giúp ưu tiên công việc bằng hai câu hỏi: việc này có khẩn cấp không và có quan trọng không? Câu trả lời sẽ xếp mỗi việc vào một trong bốn ô: Làm ngay (khẩn cấp và quan trọng), Lên lịch (quan trọng nhưng không khẩn cấp), Ủy quyền (khẩn cấp nhưng không quan trọng) và Loại bỏ (không thuộc hai nhóm trên). Ma trận được đặt theo tên Tổng thống Mỹ Dwight D. Eisenhower và trở nên phổ biến nhờ Stephen Covey.

Khẩn cấp và quan trọng khác nhau thế nào?

Khẩn cấp là việc cần được chú ý sớm: hạn chót, điện thoại reo, có người đang chờ. Quan trọng là việc giúp bạn đạt mục tiêu, tiến triển công việc hoặc chăm lo cho những người thân yêu. Nhiều việc khẩn cấp không quan trọng; những việc quan trọng nhất như lập kế hoạch, chăm sóc sức khỏe và học hỏi thường chưa khẩn cấp cho đến khi trở thành khủng hoảng.

Cách dùng Ma trận Eisenhower trực tuyến?

Nhập việc vào ô phù hợp rồi nhấn Enter, hoặc nhấn Sắp xếp danh sách, dán tất cả việc cần làm và trả lời hai câu hỏi cho từng việc. Kéo việc giữa các ô, đánh dấu khi hoàn thành, thêm hạn chót hoặc tên người nhận việc bằng nút ⋯. Bảng được lưu trong trình duyệt này.

Nên dành nhiều thời gian nhất cho ô nào?

Lên lịch, ô dành cho việc quan trọng nhưng không khẩn cấp. Thời gian lập kế hoạch, chuẩn bị, học hỏi và chăm sóc sức khỏe giúp ngăn việc khẩn cấp ngày mai, nhờ đó ô Làm ngay sẽ nhỏ dần. Hãy làm các việc trong ô Làm ngay, rồi dành thời gian trên lịch cho ô Lên lịch.

Ô Ủy quyền có gì nếu tôi không có ai để giao việc?

Ủy quyền là những việc khẩn cấp với ai đó nhưng không nhất thiết phải do bạn làm. Nếu không ai nhận được, hãy thu gọn việc: tự động hóa, gom với việc tương tự, trả lời bằng mẫu có sẵn hoặc giới hạn thời gian xử lý. Học sinh, sinh viên và người làm tự do cũng có thể cân nhắc xem có nhất thiết phải làm theo cách này không.

Tôi có thể in hoặc tải Ma trận Eisenhower xuống không?

Có. Tải ảnh xuống sẽ lưu bảng dưới dạng ảnh PNG; In hoặc lưu PDF sẽ in ma trận ngang trên một trang. Chọn Lưu dưới dạng PDF trong cửa sổ in để tạo tệp PDF. In mẫu trống cho bạn một Ma trận Eisenhower chưa điền để viết tay.

Các việc của tôi có được giữ riêng tư không?

Có. Bảng và các việc chỉ được lưu trong trình duyệt trên thiết bị này và không bao giờ được tải lên. Xóa dữ liệu trình duyệt sẽ xóa chúng, vì vậy hãy tải ảnh xuống hoặc sao chép kế hoạch nếu bạn muốn lưu bản dự phòng.

Tôi nên cập nhật ma trận bao lâu một lần?

Với hầu hết mọi người, rà soát nhanh mỗi sáng và rà soát kỹ hơn mỗi tuần là đủ. Đánh dấu việc đã xong, xóa các việc hoàn thành, chuyển việc sắp đến hạn vào ô Làm ngay và bỏ những việc vẫn nằm trong ô Loại bỏ.

Công cụ này có miễn phí không?

Có. Ma trận Eisenhower miễn phí, không cần đăng ký và dùng được trên điện thoại, máy tính bảng lẫn máy tính. Bạn có thể tạo nhiều bảng, chẳng hạn một bảng cho công việc và một bảng cho gia đình.