艾森豪矩陣

艾森豪矩陣透過兩個問題整理待辦事項：這件事緊急嗎？重要嗎？每項事項都會分到四個區塊之一：立即處理、安排、委派或刪除。使用這個線上矩陣，你可以直接在區塊輸入待辦事項，也可以貼上整份清單並在幾秒內分類；還能在區塊間拖曳、新增截止日期，並下載、列印或複製結果。所有內容都會儲存在瀏覽器中，無須註冊。

如何使用艾森豪矩陣

1. 把想到的事項都記下來。按整理待辦清單，貼上或輸入待辦事項，每行一項。項目符號和編號會自動移除。
2. 逐項回答兩個問題。緊急嗎？重要嗎？點兩下，事項就會移到對應區塊。
3. 微調分類。將事項拖曳到其他區塊，或點選 ⋯ 來移動、重新命名、新增截止日期，或填寫接手者。
4. 照計畫執行。你的計畫會列出現在要做、接下來要做和要交辦的事項。完成後勾選即可。
5. 儲存或分享。將矩陣下載為圖片、列印或存成 PDF、複製為待辦清單，也可以列印空白範本手寫填寫。

四個區塊

如何分辨緊急與重要？

緊急的事會催著你處理：期限將至、通知響起，或有人在座位旁等你。重要的事則較不顯眼：它們能推進你的目標、工作或人際關係，通常要到演變成危機才會有期限。可以問自己：如果這週沒做，會怎麼樣？如果答案是「沒什麼大不了」，那就不緊急。如果一個月後也不會有影響，那就不重要。

善用矩陣的小技巧

• 增加安排區塊的事項。花時間處理重要但不緊急的事，例如規劃、準備和健康照護，就能減少立即處理區塊中的事項。
• 讓立即處理區塊保持精簡。如果有三到五項以上，其中可能有些只是緊急但不重要，請移到委派區塊。
• 為安排區塊的事項設定日期。沒有日期的事項往往會一直留在安排區塊。設定截止日期，為它排定時間。
• 在委派區塊寫下接手者。寫明由誰處理，交辦事項才會明確，也方便追蹤。
• 誠實面對刪除區塊。刪除待辦事項是做出選擇，不是失敗。每週檢視時清空這個區塊。
• 每個生活領域各用一個看板。工作和家庭分開管理，清單才不會太長，方便實際執行。

常見問題

什麼是艾森豪矩陣？

艾森豪矩陣透過兩個問題來安排待辦事項的優先順序：這件事緊急嗎？重要嗎？答案會將每項事項分到四個區塊：立即處理（緊急且重要）、安排（重要但不緊急）、委派（緊急但不重要）和刪除（兩者皆非）。矩陣以美國總統德懷特・D・艾森豪命名，並由史蒂芬・柯維發揚光大。

緊急和重要有什麼不同？

緊急表示需要盡快處理，例如截止日期將近、電話響起，或有人正在等候。重要表示能推進你的目標、工作或你在乎的人。許多緊急的事並不重要；像規劃、健康和學習這些重要的事，往往要等到演變成危機才會變得緊急。

如何在線上使用艾森豪矩陣？

在適合的區塊輸入待辦事項並按 Enter，或按「整理待辦清單」，貼上所有事項，再逐項回答兩個問題。拖曳事項即可移動，完成後勾選；也可以按 ⋯ 新增截止日期或填寫接手者姓名。看板會儲存在這個瀏覽器中。

我應該把最多時間花在哪個區塊？

安排，也就是重要但不緊急的區塊。在這裡花時間規劃、準備、學習和照顧健康，可以避免明天出現急事，讓立即處理區塊逐漸縮小。先完成立即處理的事項，再在行事曆中保留時間處理安排區塊的事項。

如果沒有人可以交辦，委派區塊該放什麼？

委派代表這件事對某人來說很緊急，但不一定要由你處理。如果沒人能接手，可以簡化流程：自動化、和類似事項一起處理、使用範本回覆，或限制處理時間。學生和自由工作者也可以想想，這件事是否非得照目前的方式完成。

可以列印或下載艾森豪矩陣嗎？

可以。按「下載圖片」可將看板存成 PNG 圖片；按「列印或另存為 PDF」可列印單頁橫式矩陣，也可在列印視窗選擇「另存為 PDF」。按「列印空白範本」即可取得可手寫填寫的空白艾森豪矩陣。

我的待辦事項會保密嗎？

會。你的看板和待辦事項只儲存在這台裝置的這個瀏覽器中，不會上傳。清除瀏覽資料會一併刪除這些內容；如需備份，請下載圖片或複製計畫。

多久該更新一次矩陣？

大多數人每天早上快速檢視一次，再每週仔細檢視一次就足夠。勾選已完成事項並清除，將期限將近的事項移到立即處理，並刪除那些一直留在刪除區塊的事項。

這項工具免費嗎？

免費，無須註冊，可在手機、平板和電腦上使用。你可以建立多個看板，例如分別管理工作和家庭事項。