Calculadora de Viáticos

La Calculadora de Viáticos calcula el subsidio diario total para un viaje de negocios a partir de tres entradas simples: su tarifa de alojamiento, su tarifa de manutención y gastos incidentales (M&IE) y el número de días que viaja. Lo que la diferencia de una multiplicación rápida de "días × tarifa" es que sigue la norma federal real de la GSA de los EE. UU.: el alojamiento se paga por cada noche de estancia y nunca se reduce, mientras que el primer y el último día de viaje se pagan a solo el 75% de la tarifa de M&IE. Obtendrá un cronograma del viaje por día, un desglose de alojamiento frente a M&IE y un cálculo paso a paso completo en la moneda de su elección.

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos (del latín "por día") son un monto diario fijo que un empleador paga a un empleado que viaja para cubrir el alojamiento, las comidas y pequeños gastos incidentales, en lugar de reembolsar cada recibo individual. Los gobiernos y la mayoría de las empresas establecen tarifas de viáticos estándar por destino para que los costos de viaje sean previsibles y el papeleo sea mínimo. El subsidio se divide en dos partes: un componente de alojamiento y un componente de manutención y gastos incidentales (M&IE).

Cómo funciona el prorrateo del primer y último día

El día que sale y el día que regresa, solo está viajando una parte del día, por lo que no necesita un día completo de comidas. Por lo tanto, la Administración de Servicios Generales de los EE. UU. (GSA) paga solo el 75% de la tarifa diaria de M&IE en el primer y último día de calendario de un viaje. El alojamiento es diferente: cada noche que realmente pasa fuera se paga en su totalidad, sin prorrateo. Esta calculadora aplica ambas reglas automáticamente y le permite cambiar la cifra del 75% a "sin prorrateo" o a cualquier porcentaje personalizado que utilice su organización.

Fórmula de viáticos

El total de viáticos es el total de alojamiento más el total de M&IE. El alojamiento cuenta las noches de estancia; M&IE prorratea los dos días de viaje.

Para un viaje de un solo día no hay noche de estancia, por lo que el alojamiento es cero y el único día de viaje se paga al 75% de la tarifa de M&IE.

Ejemplo resuelto

Una conferencia de 5 días con una tarifa de alojamiento de $150 y una tarifa de M&IE de $79 (prorrateo del 75% de la GSA):

Cómo usar esta calculadora

1. Ingrese la duración del viaje: El número total de días desde la salida hasta el regreso.
2. Ingrese sus tarifas diarias: La tarifa de alojamiento por noche y la tarifa de M&IE por día para su destino (consulte estas en el programa de viáticos de su agencia o empresa).
3. Elija el prorrateo: Mantenga el estándar de la GSA del 75% para los días de viaje, elija "sin prorrateo" o ingrese un porcentaje personalizado.
4. Haga clic en Calcular: Revise el total de viáticos, el cronograma día a día, la división entre alojamiento y M&IE y las operaciones paso a paso.

Preguntas frecuentes

¿Qué son los viáticos?

Los viáticos son un subsidio diario fijo que un empleador paga para cubrir el alojamiento, las comidas y los gastos incidentales de un empleado mientras viaja por trabajo, en lugar de reembolsar cada recibo individualmente. Se divide en una tarifa de alojamiento y una tarifa de manutención y gastos incidentales (M&IE).

¿Cómo se calculan los viáticos para el primer y el último día?

Bajo la norma federal de la GSA de los EE. UU., el primer y el último día de viaje se pagan a solo el 75% de la tarifa diaria de M&IE, ya que no se está fuera el día completo. El alojamiento, sin embargo, se paga en su totalidad por cada noche de estancia y nunca se prorratea.

¿Cuántas noches de alojamiento incluye un viaje?

Un viaje de N días normalmente incluye N − 1 noches de alojamiento, ya que se realiza el check-out y se viaja de regreso a casa el último día. Por ejemplo, un viaje de 5 días tiene 4 noches de estancia.

¿Qué significa M&IE?

M&IE significa Manutención y Gastos Incidentales (Meals and Incidental Expenses). Cubre el costo de las comidas más pequeños gastos incidentales como propinas y tarifas. Es uno de los dos componentes de los viáticos, siendo el otro el alojamiento.

¿Los viáticos están sujetos a impuestos?

Los viáticos pagados a una tasa igual o inferior a la tarifa federal y respaldados por un informe de gastos generalmente no están sujetos a impuestos para el empleado. Los montos pagados por encima de la tarifa federal, o pagados sin la documentación requerida, pueden tratarse como salarios imponibles. Confirme siempre con su empleador o con un profesional de impuestos.

¿Puedo cambiar la tasa de prorrateo del 75%?

Sí. La calculadora utiliza por defecto el estándar de la GSA del 75% para los días de viaje, pero puede cambiar a sin prorrateo para que cada día pague la tarifa completa de M&IE, o ingresar cualquier porcentaje personalizado que utilice su organización.

Recursos adicionales

• Viáticos - Wikipedia